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发电集团档案工作评价信息系统的创新与实践
2014年12月10日
信息来源: qy966千亿国际
文/ 公司办公厅 供稿
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  为了加强企业的档案管理工作,提高档案工作的规范化、制度化、科学化的管理水平,千亿国际娱乐城官网开发创建了档案评价信息系统,印发了《qy966千亿国际 - 千亿国际娱乐城官网 - qy966.com档案工作评价办法》,明确了档案工作建设、评价考核的内容,并在系统内认真开展档案工作评价,使企业档案管理工作取得了显著的管理效益、经济效益和社会效益。

  一、发电集团档案工作评价信息系统创新与实践的背景

  (一)档案管理的现状

  发电企业档案工作管理模式主要有以下特点:一是规模庞大,控股、参股的企业以及所属的机构数量多、人员多。二是管理层级较多,集团总部和二级机构都是管理性机构,与基层的实体企业之间有多个层级。三是地域分布广泛,企业范围遍及全国各地,很多还在海外设有分支机构。四是承担的重大建设项目、科研项目多,投资大,建设周期长。五是工作面广,不仅有生产、经营的主业,还有众多辅助企业。目前,集团一级通过公文、会议、培训等传统方式对所属企业进行管控,各单位档案评价考核工作基本处于自我管理状态。

  (二)存在的主要问题

  由于时间和空间的限制,且发电集团总部档案管理人员偏少的实际情况,对下属企业只能通过点对点的方式进行指导,导致总部对所属企业档案管理情况不明,发现不了存在的共性问题。

  对系统内档案工作评价考核的指导不到位,基础管理工作较为薄弱,管理手段原始落后,缺少对所属企业自评、互评、复评、结果统计分析等方面的技术保障。不能满足企业发展的需要,管理效率亟待提高。

  二、发电集团档案工作评价信息系统创新与实践的内涵

  qy966千亿国际档案工作评价信息系统创新与实践的主要内涵及创新点包括以下几方面:

  实现所属企业在线自评。各单位档案人员登录系统,根据档案工作评价考核项目填写各项内容,形成自评的档案工作评价考核得分表及自评报告。企业自评包括企业基本情况填报、开展自评、生成自评报告、查看自评报告、提交自评报告。

  实现逐级在线上报。各单位按照“统一标准、分级管理”的评价原则及集团三级管理体制,实现自评成果的逐级在线上报。

  实现统一的互评、复评和自动评级。总部统一安排互评工作,档案工作评价信息系统依据要求开放权限,实现互评,互评单位形成互评意见报总部。建立复评专家库,查看相关单位上报的数据,并作出评价。根据每年复评后产生的得分表,对所属企业得分进行排序、自动评级,并在系统中进行公布,对应生成国资委针对央企考核评价表。

  三、发电集团档案工作评价信息系统创新与实践的主要做法

  系统考评主要包括五个方面的指标,包括组织管理、设施设备、业务工作、档案信息化建设、开发利用。qy966千亿国际档案工作评价信息系统应用实例如下:

  集团总部:总部主要是进行考核方案等基础设置、对所属企业自评结果进行审核、对评审专家网上复评结果进行整理、考核结果发布、统计分析、生成国资委需要的考核数据等,针对这些业务场景进行分别描述。

  评审专家:对分配的所属企业自评结果进行网上审核,并给出对应的得分,并查看以往的评审结果。

  所属企业:主要参与本单位的自评、现场复评、历史评价、考核结果展示。

  四、发电集团档案工作评价信息系统创新与实践的效果

  (一)企业实践成果显著。qy966千亿国际在行业内率先开展档案工作评价信息系统实践与应用,结合行业管理特点,探索、研究了体制创新、制度创新、管理创新的企业档案管理模式,实践成果显著,在行业内具有创新代表性和示范性。

  一是符合《评价办法》规范化的要求。提高了档案评价考核工作的方法和手段,统一了评价内容、评价程序及评分标准,使之规范有序。二是符合《评价办法》制度化的要求。统一了“组织管理、设施设备、基础业务建设、档案信息化建设、开发利用”等五个方面的考核制度,使档案评价考核过程制度化、常态化。三是符合《评价办法》科学化的要求。指标体系由一系列指标参数组成,较好地反映出档案管理工作的特点,体现了指标体系整体的科学性;在设置指标参数时,每个指标具有相对的独立性,体现了具体指标的科学性;对各项管理指标作出的定量分析,有充分的科学依据,体现了指标计算的科学性。

  (二)社会效益及经济效益。档案是对企业生产建设经营活动的全过程记录,越来越多安全事故的发生,使企业的科技档案重要性愈加突出,档案的凭证和保障作用得到了充分发挥,档案工作逐步渗透到企业管理的各个环节。通过对企业生产经营活动的记录,不仅保证了企业的安全运营,而且实现了良好的社会效益,使企业在市场竞争中占据优势。

  经济效益:通过档案工作评价信息系统实施在线考评,各单位已逐步实现文档一体化管理,实现了对电子文件的全程管理。有的企业建立了档案信息中心或电子文档管理中心;有的企业定期召开企业档案信息化会议,制定规划,明确目标,稳步推进档案信息化建设。qy966千亿国际所属企业档案资料收集整理工作得到进一步规范,提高了档案归档质量,做到档案利用快捷,档案家底清楚,档案资源不流失,降低了管理成本,评价指标实现了动态管理。qy966千亿国际更加重视档案的利用和档案信息资源的开发,档案在服务理念上有了较大的改变,树立了围绕企业中心工作和重点工作主动提供档案利用的服务理念,档案利用数量大为增加。

  社会效益:通过档案信息系统的管理创新和围绕企业创先争优等中心工作,公司主动开展多种形式的档案信息化服务工作,大大提高了工作效率,多年来积累的档案资信息被企业广泛利用,在维护企业利益、实现企业效益、保障职工权益等方面发挥了重要作用,为整个企业创造了较大的社会效益。qy966千亿国际连续两年获得中央企业档案工作评价A级单位、中央企业信息工作先进单位等多项荣誉称号,全面提升了企业的社会形象。

  (三)在行业内具有创新代表性和示范性。国资委在中央企业档案工作评价情况的通报及反馈函中,充分肯定了qy966千亿国际档案工作评价信息系统在发电集团中率先应用所取得的成效,档案工作能够满足企业发展改革的需要,档案的业务管理、实体管理、资源建设、价值挖掘等业务开展较好,为企业生产经营带来很大的经济效益。档案工作评价信息系统的创新和实践,提升了档案工作服务中心的能力和水平,极大地提高了档案工作效率,有效降低了管理成本,推动了系统各单位档案工作有序开展。

  (本文获中电联2013年度电力企业管理创新成果二等奖,刊登时有删节。未经授权,不得转载)

  
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